Změna účetní firmy: Kompletní přehled povinností a rizik

• Odpovědnost za účetnictví – základní právní rámec
• Kontrola smlouvy s původní účetní
• Co máte právo požadovat od původní účetní firmy?
• Doporučení před převzetím nové účetní firmy
• Odpovědnost za chyby z minulosti
• Předávací protokol – klíčový dokument
• Neodevzdané doklady
• Dluhy vůči úřadům
• Neuzavřená inventarizace
• Rozpracované období
• Na co si dát mimořádný pozor
• Závěr

Změna účetní firmy je významný krok, který může mít zásadní dopad na chod společnosti, její daňovou bezpečnost i právní jistotu statutárních orgánů. Ačkoli samotná výměna účetní není legislativně složitá, praxe ukazuje, že největší rizika spočívají v předání agendy, odpovědnosti za minulá období a zajištění kompletní dokumentace.

Níže uvádíme přehled klíčových oblastí, na které by si měl podnikatel dát pozor, a soupis dokumentů a informací, které má právo od původní účetní požadovat.

1. Odpovědnost za účetnictví – základní právní rámec

Podle zákona o účetnictví odpovídá za vedení účetnictví vždy účetní jednotka, tedy podnikatel nebo statutární orgán společnosti – nikoli externí účetní firma.

Externí účetní nese odpovědnost pouze v rozsahu sjednaném smlouvou (typicky odpovědnost za škodu způsobenou porušením povinností).

Změnou účetní firmy tedy:

• nepřechází odpovědnost za minulá období na novou účetní,
• nezaniká odpovědnost statutárního orgánu za správnost účetnictví.

Proto je klíčové zajistit kompletní a řádné předání agendy.

2. Kontrola smlouvy s původní účetní

Než dojde k ukončení spolupráce, je nutné zkontrolovat:

• výpovědní lhůtu,
• způsob ukončení smlouvy,
• ujednání o předání dokumentace,
• odpovědnostní ustanovení,
• případné sankce,
• povinnost součinnosti při předání.

Doporučuje se ukončení spolupráce provést písemně a stanovit konkrétní termín předání účetnictví.

3. Co máte právo požadovat od původní účetní firmy?

Účetní dokumentace je majetkem účetní jednotky. Externí účetní ji pouze spravuje. Máte tedy právo požadovat kompletní předání všech podkladů, zejména:

a) Účetní data a výstupy

• účetní deník
• hlavní knihu
• obratovou předvahu
• saldokonta (odběratelé, dodavatelé)
• inventarizace účtů
• účetní závěrky za uzavřená období
• přehled dlouhodobého majetku a odpisový plán
• knihu jízd (je-li vedena)
• skladovou evidenci

b) Daňovou dokumentaci

• podaná daňová přiznání (DPH, DPPO, DPFO, silniční daň atd.)
• kontrolní a souhrnné hlášení
• přehledy pro OSSZ a zdravotní pojišťovny
• komunikaci s finančním úřadem
• plné moci, pokud byly uděleny

c) Mzdovou agendu (pokud byla vedena)

• mzdové listy
• evidenční listy důchodového pojištění
• pracovní smlouvy a dodatky
• přehledy o odvodech
• roční zúčtování daně
• exekuční dokumentaci

d) Elektronická data

• kompletní zálohu účetního programu ve formátu umožňujícím import
• přístupové údaje (pokud účetní spravovala datovou schránku, portály FÚ, OSSZ apod.)
• seznam podaných dokumentů přes datovou schránku

4. Na co si dát mimořádný pozor

1. Rozpracované období

Největší riziko vzniká při změně účetní v průběhu účetního období. Je nutné jasně stanovit:

• ke kterému datu končí odpovědnost původní účetní,
• zda je zpracováno DPH za poslední období,
• zda jsou zaúčtovány všechny doklady.

Doporučuje se předávací protokol.

2. Neuzavřená inventarizace

Ověřte, zda:

• byly provedeny inventarizace majetku a závazků,
• jsou doloženy inventarizační soupisy,
• souhlasí stav pokladny a banky.

3. Dluhy vůči úřadům

Nechte si potvrdit:

• bezdlužnost vůči finančnímu úřadu,
• stav účtu na OSSZ,
• stav účtu na zdravotních pojišťovnách.

4. Neodevzdané doklady

Zkontrolujte, zda účetní neuchovává originály dokumentů bez právního důvodu. Originály patří účetní jednotce.

5. Předávací protokol – klíčový dokument

Doporučuje se sepsat písemný předávací protokol, který bude obsahovat:

• seznam předaných dokumentů,
• stav zpracování účetnictví k určitému datu,
• informaci o podaných daňových přiznáních,
• potvrzení o vrácení originálů dokladů,
• předání elektronických dat,
• datum a podpis obou stran.

Tento dokument může být zásadní při případném sporu.

6. Odpovědnost za chyby z minulosti

Pokud se po změně účetní zjistí chyba:

• odpovědnost se posuzuje podle smlouvy,
• je nutné prokázat pochybení účetní,
• účetní by měla mít profesní pojištění odpovědnosti.

Promlčecí lhůta pro náhradu škody je zpravidla 3 roky od okamžiku, kdy se poškozený dozvěděl o škodě a o tom, kdo za ni odpovídá.

7. Doporučení před převzetím nové účetní

Nové účetní firmě je vhodné umožnit:

• kontrolu minulých období,
• provedení vstupní analýzy,
• případnou rekonstrukci účetnictví.

Profesionální účetní často požaduje vstupní audit, aby se vyhnula převzetí odpovědnosti za chyby z minulosti.

Závěr

Změna účetní firmy je běžným podnikatelským krokem, který však vyžaduje systematický a právně obezřetný přístup. Klíčové je:

• mít jasně upravený smluvní vztah,
• zajistit kompletní předání dokumentace,
• vyhotovit předávací protokol,
• ověřit stav závazků vůči úřadům.

Účetní dokumentace je majetkem podnikatele a ten má právo požadovat její kompletní vydání. Nedostatečné předání může vést k daňovým rizikům i finančním sankcím.