Paušál, skutečné náklady nebo paušální daň?

Podnikatelé a OSVČ (osoby samostatně výdělečně činné) mají na výběr z různých režimů zdanění a evidence nákladů. Správná volba je klíčová pro optimalizaci daňové zátěže, správu financí a dlouhodobé plánování důchodu. V tomto článku se zaměříme na rozdíly mezi paušálními výdaji, paušální daní a skutečnými náklady, a poskytneme praktické rady, jak je správně využívat. Příjmy dle § 7 zákona o daních z příjmu fyzických osob.

1. Jak poznat, kdy je lepší zvolit paušální daň a kdy paušální výdaje?

Hlavní rozdíl mezi paušální daní a paušálními výdaji spočívá v jejich povaze a rozsahu:

• Paušální výdaje (nebo zjednodušené výdaje) jsou možností uplatnění předem stanovené procentuální části z příjmů jako výdajů, bez nutnosti dokazování skutečných nákladů. Například u živnostníků s příjmy do 1 milion Kč ročně je možné uplatnit například 60 % výdajů, maximálně však 1 milion Kč ročně. U výdajů 80% tedy z řemeslné činnosti je maximální odpočet 1 600 000,-Kč čili z příjmu 2 mil. korun
• Paušální daň je samostatný režim, v němž podnikatel platí pevně stanovenou měsíční nebo čtvrtletní částku, která pokrývá daň, sociální a zdravotní pojištění. Tento režim je vhodný pro drobné živnostníky s nízkými příjmy a jednoduchou agendou. Avšak i u těchto se mi osvědčilo , že skutečné výdaje jsou lepší- výhodnějsí.

Kdy zvolit který režim?

• Paušální výdaje jsou vhodné, pokud váš skutečný poměr nákladů je nižší než uplatněný paušál a chcete mít větší flexibilitu v uplatnění skutečných nákladů (například náklady na auta, nájem, vybavení).
• Paušální daň je výhodná, pokud preferujete jednodušší správu a vaše příjmy jsou stabilní, nízké nebo se vám nechce řešit podrobné účetnictví. Avšak znovu opakuji, že tuto metodu moc nedoporučuji vyjma malého procenta OSVČ.

Důležité:

• Paušální daň je dostupná pouze podnikatelům s nižšími příjmy (do 2 milionů Kč ročně) a v některých případech i s určitými podmínkami.
• U paušálních výdajů máte možnost uplatnit skutečné náklady, pokud jsou vyšší než paušál, nebo pokud chcete, přesně sledovat nákladovou stránku podnikání doporučuji vést daňovou evidenci.

2. Nejčastější chyby OSVČ, které podnikají a zároveň jsou zaměstnaní

Chyby při výběru režimu a evidenci:

• Nejasné rozlišení příjmů a výdajů: Podnikatelé často svádí příjmy z podnikání i zaměstnání, což může vést k nesrovnalostem při daňové kontrole. Je důležité správně evidovat a odlišovat tyto příjmy.
• Nesprávná volba režimu: Například využívání paušálů, aniž by podnikatel znal jejich limity nebo výhody, může vést k nesouladu s daňovými předpisy.
• Podcenění evidence: I když u paušálů není nutné vést podrobnou evidenci nákladů, je vhodné si vést alespoň základní přehled, například kopie faktur, účtenek a přehled o příjmech, aby bylo možné případně doložit skutečný stav.
• Nezohlednění důchodových dopadů: Volba režimu ovlivňuje i důchodové pojištění. Například při využívání paušálních režimů je důležité sledovat, zda jsou odváděny dostatečné důchodové platby.

Na co si dát pozor při výběru režimu:

• Před rozhodnutím je vhodné konzultovat s účetním nebo daňovým poradcem.
• Pochopit limity a podmínky jednotlivých režimů.
• Udržovat transparentní evidenci příjmů, i když to není povinnost u paušálů, pro případ případné kontroly.
• Dobře zvážit kterého poradce, účetního si zvolím, protože mnoho jich pouze vloží čísla do software a neřeší nic víc, v tom případě je něco špatně a je potřeba učinit změnu a to nejlíp ihned bez ohledu na to zda je konec či začátek účetního období.

3. Jak správně nastavit evidenci příjmů, aby byla v souladu s pravidly?

Pro paušální režimy:

• Stačí evidovat všechny příjmy s datem, částkou a identifikací příjmu (například kopie faktury nebo výpisu z banky). A však důsledně.
• Ujistěte se, že všechny příjmy jsou zaznamenány a nevynecháváte žádné. Raději dva krát zkontrolovat, než udělat chybu, která by vás stála nemalé prostředky formou penalizace a doměrku daně.

Pro skutečné náklady:

• Vést detailní účetní evidenci nákladů – faktury, účtenky, smlouvy.
• Oddělit osobní a podnikatelské výdaje. Uvědomit si, že ne každý výdaj je hned i nákladem.
• Udržovat přehled o datu, druhu a výši nákladů, aby bylo možné je doložit při kontrole.

Obecné doporučení:

• Používat účetní software nebo jednoduché tabulky, které usnadní sledování příjmů a výdajů.
• Pravidelně aktualizovat záznamy, například měsíčně.
• Uchovávat doklady po dobu minimálně 10 let, jak ukládají daňové předpisy.

4. Dopad volby režimu na důchod a dlouhodobé odvody

Důchodové pojištění je závislé na odvodech, které OSVČ platí.

• U skutečných nákladů: Odvody jsou závislé na deklarovaných ziscích, takže pokud máte vyšší zisky, odvody budou vyšší.
• U paušálních režimů: Odvody jsou stanovené podle minimálního základu nebo podle skutečného zisku, pokud jej evidujete.
• U paušální daně: odvody jsou pevně stanovené, což může znamenat nižší či vyšší odvodní základy v závislosti na skutečných příjmech.

Dlouhodobě je důležité odvádět dostatečné pojistné, aby byl zachován nárok na důchod a další sociální dávky. Volba režimu by měla být zvažována i s ohledem na dlouhodobé plánování.

5. Co doporučit podnikatelům v kostce?

• Pro začínající nebo menší podnikatele s nižšími příjmy:
• Pokud preferujete jednoduchost, zvažte, zda je pro vás opravdu vhodná paušální daň nebo paušální výdaje.
• Pro podnikatele s vyššími nebo přesně sledovatelnými náklady:
• Je vhodnější uplatňovat skutečné náklady, které mohou snížit daňovou základnu.
• Obecně:
• Pokud máte vysoké náklady nebo chcete přesně sledovat výdaje, volte skutečné náklady.
• Pokud preferujete jednoduchost a méně práce s evidencí, využijte paušální režimy (výdaje či daň). V některých případech je to vhodné, ale je to malé procento OSVČ.
• Dlouhodobě je důležité zohlednit i dopad na důchodové pojištění a odvody.

Závěr:
Volba vhodného režimu, závisí na vašich příjmech, nákladech, ochotě vést evidenci a dlouhodobých cílů. Ideální je konzultace s účetním, který vám pomůže najít optimální řešení.

Závěrečné doporučení:
Při výběru režimu vždy posuzujte nejen aktuální daňové dopady, ale také vliv na důchodové pojištění, administrativní náročnost a dlouhodobé finanční plánování.